Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) har i samarbejde med BDO foretaget en fokusrevision af 225-timersreglen.
Det er et digert værk på 56 sider, der består af
- Ledelsesresume
- Indledning
- Vejledning omkring 225-timersreglen
- Løbende vurderinger af personers muligheder for at varetage 225 timers ordinært arbejde
- Afgørelsesprocessen fra varsling til nedsættelse
- Kommuners tilsyn med administrationen af 225-timersreglen
- Det generelle billede af personer i sagsgegennemgangen
I denne artikel fokuserer vi på baggrunden for og resumeet af revisionen, og så dykker vi ned i de enkelte afsnit i kommende artikler.
Baggrunden for revisionen
STAR har iværksat fokusrevisionen på foranledning af den tidligere beskæftigelsesminister. Hensigten er at undersøge om kommunerne har etableret en betryggende administration af 225-timersreglen.
Målet er at revisionen skal bidrage til at afdække om der er risici eller udfordringer med administrationen af 225-timersreglen i kommunerne.
De 3 hovedfokusområder i revisionen
- Vejledning af personer der kan være omfattet af reglen om 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12 kalendermåneder.
Dette tema handler om de krav der er til kommunens indsats, for at sikre, at alle personer omfattet af 225-timersreglen forstår reglerne og deres muligheder for at leve op til disse. - Stillingtagen og administration af undtagelser fra 225-timersreglen og forlængelse af 12-månedersperioden.
Dette tema handler om kommunernes praksis og administration af kravet om en løbende vurdering af om der er behov for at undtage eller fritage personer fra 225-timersreglen. Herunder hvilken dokumentation der er i sagerne. - Afgørelsesprocessen fra varsling af bortfald til afgørelse om eventuelt nedsættelse af hjælpen.
Dette tema sætter fokus på hvordan varslings-, partshørings- og afgørelsesprocesser afvikles, og om det sikres at alle relevante oplysninger inddrages, for at træffe korrekte afgørelser.
Metode og tilgang
STAR har udvalgt 20 kommuner (dækker tilsammen 37% af landets kontanthjælpsmodtagere), hvor der ses nærmere på praksis på området. STAR har lagt vægt på såvel geografisk spredning, som en fordeling af store og små kommuner.
De tre metodiske hovedelementer er
- Sagsgennemgang af 300 personsager
- Interview med kommunale medarbejdere i jobcentre og ydelsesafdelinger, for at drøfte og forstå resultaterne
- Interview og dialog med kommunernes ledelse om praksis og indsatser for at sikre god kvalitet i sagsbehandlingen
Ledelsesresume
Den samlede vurdering af administrationen af 225-timers-reglen
Det overordnede resultat viser, at kommunerne har svært ved at administrere 225-timersreglen i overensstemmelse med lovgivningen.
Der sker fejl, der har både ydelsesmæssige og retssikkerhedsmæssige konsekvenser for borgerne.
Der er både fundet fejl, der udspringer fra manglende registreringer eller manglende håndtering af manuelle processer, og fejl der skyldes uhensigtsmæssigheder i systemunderstøttelsen af reglerne.
Det viser sig, at KY (nyt ydelsessystem fra 2020) ikke kan håndtere de automatiserede processer uden en betydelig manuel kvalitetssikring.
BDO har fundet 11 væsentlige fejltyper i kommunernes administration af 225-timersreglen og fremhæver på den baggrund 5 helt centrale risici for ikke-lovmedholdelig administration af reglen:
- Kommunerne lever generelt ikke op til den særlige vejledningsforpligtelse, der ligger omkring varslingssituationen
- Personer der nedsættes i hjælp får i for mange tilfælde nedsat hjælpen uden en afgørelse eller får afgørelsen for sent
- Omfattede personer varsles ikke eller varsles for sent – og kommunerne skubber kun i sjældne tilfælde bortfaldsdatoen når det sker
- Manglende registrering af undtagelser, og manglende stillingtagen til undtagelser, er hyppig årsag til fejl, der har ydelsesmæssige konsekvenser
- Manglende registrering af forlængelsesgrunde
Vejledningsindsatsen omkring 225-timersreglen
I mange kommuner er der stor opmærksomhed på vejledning om 225-timersreglen ved indgang til ydelse – der er vejledt i 66% af sagerne.
I der efterfølgende kontaktforløb er der vejledt i 58% af sagerne.
Der er stor spredning i vejledningsniveauet i kommunerne, hvor der også er kommuner, der har et meget beskedent fokus på vejledning.
De fleste kommuner er udfordret i forhold til at sikre særligt fokus på vejledning efter varsling om nedsættelse – kun i knap 40% af sagerne, er der særligt fokus på råd og vejledning om småjob og støtte til jobsøgning.
Der peges på at der mangler mulighed for udveksling i fagsystemerne om personens status, ydelseshistorik, undtagelser og arbejdede timer. Det betyder at kommunerne selv skal opfinde nogle håndholdte processer for at sikre denne udveksling af oplysninger.
Da varsling er er en forudsætning for en afgørelse og da bortfaldsdatoen skal skubbes indtil det nødvendige varsel er givet, bør kommunerne have en skærpet opmærksomhed på vejledningspligten, og sikre at de har de rette procedurer for udveksling af oplysninger.
De løbende vurderinger af personernes muligheder for at varetage 225 timers ordinært arbejde inden for 12 måneder
Manglende stillingtagen til og registrering af undtagelser og forlængelsesgrunde, er kilde tl mange af de fejl, der har ydelsesmæssige konsekvenser.
Kommunerne har tilrettet deres praksis, således at undtagelser udløber efter 1 år, eller har en åben slutdato. Denne praksis bidrager til at mindske situationer hvor personer uretmæssigt partshøres og nedsættes i ydelse.
Denne nye praksis medfører dog risiko for, at undtagelserne bliver for lange.
BDO finder at der i mange sager er angivet meget overordnede og standardiserede begrundelser for undtagelsen, og i nogle sager, er der slet ikke angivet en begrundelse. Det betyder, at det bliver vanskeligt at gennemføre en målrettet opfølgning.
De hyppigste fejl er undtagelser der ikke bliver registreret eller udløber, uden at der tages stilling.
Der er også eksempler på sager, hvor der ikke angives årsagen til forlængelse af 12-månedersperioden.
Kun 7 ud af de 20 kommuner har arbejdsgange, der beskriver hvordan der skal arbejdes med forlængelsesgrunde.
Varsling, partshøring og afgørelser
Fokusrevisionen viser, at der sker mange fejl i processen op til afgørelse om nedsættelse af hjælpen som følge af 225-timersreglen.
De mest alvorlige fejl er manglende rettidighed i varsling af nedsættelse og nedsættelse uden der træffes en afgørelse.
BDO vurderer at en kvalitetssikring af oplysningerne i partshøringen hos både jobcenter og ydelsesmedarbejder, formentlig kan forebygge mange fejl.
5 hovedanbefalinger til kommunernes fremadrettede administration af området
- Skærpet fokus på vejledningspligten i forhold til personerne omfattet af 225-timersreglen
Nøglen til en øget kvalitet i sagsbehandlingen vurderes at være jobcentrets viden om personens status, derfor anbefales det at- etablere procedurer for hvordan der kan udveksles oplysninger om varslede personer mellem ydelsesafdeling og jobcenter
- lave arbejdsgange der sikrer tilsyn med vejledningspligten efter varsling
- kommunerne benytter sig af tværgående vidensdeling, for at minimere ressourceforbruget til at udvikle arbejdsgange
- genetablere en snitflade mellem KY og fagsystemet, der kan give sagsbehandler besked om personens status i forhold til 225-timersreglen
- genetablere muligheden for at borger kan se egen status på Jobnet
- Styrke den ledelsesmæssige overvågning af brugen af undtagelser
- foretage et løbende udvidet ledelsestilsyn med undtagelser, hvor der både ses på kvaliteten i begrundelserne og om der er sket korrekt registrering
- løbende følge udviklingen i brug af undtagelser
- Styrke arbejdsgange og kvalitetssikring omkring brugen af forlængelser af 12-månedersperioden
- der bør etableres detaljerede arbejdsgange for brugen af fritagelsesgrunde og hvordan forlængelse af 12-månedersperioden håndteres
- der bør tilrettelægges fælles procedurer på tværs af jobcenter og ydelsesafdeling, der sikrer at der i forbindelse med partshøring sker en intern kvalitetssikring af afgørelsesgeundlaget
- kommunerne benytter sig af tværgående vidensdeling, for at minimere ressourceforbruget til at udvikle arbejdsgange – Odense, Esbjerg og Næstved er nogle af de kommuner, der har udfoldet arbejdsgangene mest
- Styrke styringen af processer omkring partshøringer
- tilrettelægge fælles procedurer på tværs af jobcenter og ydelsesafdeling, der sikrer at der i partshøringsprocessen, sker en intern kvalitetssikring af afgørelsesgrundlaget
- tilrettelægge fælles procedurer på tværs af jobcenter og ydelsesafdeling, der sikrer at der i partshøringsprocessen, sker en intern kvalitetssikring af afgørelsesgrundlaget
- Styrke styringen af processer omkring afgørelsesbreve
- etablering af arbejdsgange og procedurer, der sikrer at nedsættelse af en persons ydelse altid følges af et afgørelsesbrev, der sendes inden nedsættelsestidspunktet
- særligt fokus på ledelsestilsyn med afgørelsesprocessen, således at der er en totalkontrol af processen i en periode
- udvikling af KY´s funktionalitet, så der ikke kan ske nedsættelse uden en afgørelse
Du kan selv læse hele fokusrevisionen her: https://www.star.dk/media/22633/fokusrevision-om-225-timersreglen.pdf