Fokusrevision af 225-timersreglen – Hvordan kan risikoen for fejl minimeres

Her kommer endnu et nedslag i fokusrevisionen af 225-timersreglen, hvor vi denne gang sætter fokus på, hvordan kommunerne kam minimere risikoen for fejl.

Hvordan understøttes kvaliteten i sagsbehandlingen i forhold til vejledning i forbindelse med varsling?

Som nævnt i artiklen fra sidste måned, mangler den konsekvente vejledning i forbindelse med varsling om nedsættelse eller bortfald af hjælpen.
Som løsning peges på, at der er kommet nye muligheder i KY for at udsøge varslinger, samt at ydelsesmedarbejdere har mulighed for at sætte advis på sagen.
Det understreges at det er gavnligt, hvis arbejdsgangen er tydelig, herunder hvad henholdsvis ydelse og jobcenter skal gøre.

Hvordan sikres det, at der udsendes afgørelsesbreve i alle sager, hvor der sker nedsættelse af hjælpen?

Et af de problemer der er sat fokus på i revisionen, er at ikke alle modtager afgørelsesbrev og klagevejledning, inden deres hjælp nedsættes.
BDO peger på, at der er sket så store ændringer i KY, at det fremadrettet er fordelagtigt, at alle afgørelser gennemgås for at sikre, at alle sagsbehandlingsskridt er korrekte, da der ellers er betydelig risiko for fejl.

Hvordan sikres kvaliteten i arbejdet med undtagelser for 225-timersreglen?

Det er en udbredt praksis, at der sættes en udløbsdato efter 1 år, eller har en åben slutdato for undtagelsen fra 225-timersreglen.
Det medfører et behov for et styrket fokus på, at der faktisk tages stilling til undtagelserne.
BDO peger på at kommunerne bør udvikle deres ledelsestilsyn med undtagelserne – så der ikke kun er fokus på om der følges op på undtagelserne, men også den faglige dybde i opfølgningen.
Der kan også med fordel følges ledelsesmæssigt op på antallet af undtagelser, for at vurdere om der er tilstrækkeligt fokus på området.

Hvordan sikres kvalitet i arbejdet med forlængelsesgrunde?

Det fremgår af revisionen, at der er usikkerhed omkring brugen af forlængelsesgrunde, og hvordan de registreres korrekt, så de slår igennem i KY.
I den sammenhæng vurderes det relevant via ledelsestilsyn at følge op på;

  • Er der forlængelsesgrunde i sagen, der burde være registreret?
  • Er forlængelsesgrundene indberettet korrekt, så det slår igennem i KY’s timemodul?
  • Er forlængelsesgrunden indberettet rettidigt, så de tæller i KY fra det rigtige tidspunkt?

Læs hele fokusrevisionen her: https://www.star.dk/media/22633/fokusrevision-om-225-timersreglen.pdf


Fokusrevision af 225-timersreglen

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) har i samarbejde med BDO foretaget en fokusrevision af 225-timersreglen.

Det er et digert værk på 56 sider, der består af

  • Ledelsesresume
  • Indledning
  • Vejledning omkring 225-timersreglen
  • Løbende vurderinger af personers muligheder for at varetage 225 timers ordinært arbejde
  • Afgørelsesprocessen fra varsling til nedsættelse
  • Kommuners tilsyn med administrationen af 225-timersreglen
  • Det generelle billede af personer i sagsgegennemgangen

I denne artikel fokuserer vi på baggrunden for og resumeet af revisionen, og så dykker vi ned i de enkelte afsnit i kommende artikler.

Baggrunden for revisionen

STAR har iværksat fokusrevisionen på foranledning af den tidligere beskæftigelsesminister. Hensigten er at undersøge om kommunerne har etableret en betryggende administration af 225-timersreglen.
Målet er at revisionen skal bidrage til at afdække om der er risici eller udfordringer med administrationen af 225-timersreglen i kommunerne.

De 3 hovedfokusområder i revisionen

  1. Vejledning af personer der kan være omfattet af reglen om 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12 kalendermåneder.
    Dette tema handler om de krav der er til kommunens indsats, for at sikre, at alle personer omfattet af 225-timersreglen forstår reglerne og deres muligheder for at leve op til disse.
  2. Stillingtagen og administration af undtagelser fra 225-timersreglen og forlængelse af 12-månedersperioden.
    Dette tema handler om kommunernes praksis og administration af kravet om en løbende vurdering af om der er behov for at undtage eller fritage personer fra 225-timersreglen. Herunder hvilken dokumentation der er i sagerne.
  3. Afgørelsesprocessen fra varsling af bortfald til afgørelse om eventuelt nedsættelse af hjælpen.
    Dette tema sætter fokus på hvordan varslings-, partshørings- og afgørelsesprocesser afvikles, og om det sikres at alle relevante oplysninger inddrages, for at træffe korrekte afgørelser.

Metode og tilgang

STAR har udvalgt 20 kommuner (dækker tilsammen 37% af landets kontanthjælpsmodtagere), hvor der ses nærmere på praksis på området. STAR har lagt vægt på såvel geografisk spredning, som en fordeling af store og små kommuner.

De tre metodiske hovedelementer er

  • Sagsgennemgang af 300 personsager
  • Interview med kommunale medarbejdere i jobcentre og ydelsesafdelinger, for at drøfte og forstå resultaterne
  • Interview og dialog med kommunernes ledelse om praksis og indsatser for at sikre god kvalitet i sagsbehandlingen

Ledelsesresume

Den samlede vurdering af administrationen af 225-timers-reglen

Det overordnede resultat viser, at kommunerne har svært ved at administrere 225-timersreglen i overensstemmelse med lovgivningen.
Der sker fejl, der har både ydelsesmæssige og retssikkerhedsmæssige konsekvenser for borgerne.

Der er både fundet fejl, der udspringer fra manglende registreringer eller manglende håndtering af manuelle processer, og fejl der skyldes uhensigtsmæssigheder i systemunderstøttelsen af reglerne.

Det viser sig, at KY (nyt ydelsessystem fra 2020) ikke kan håndtere de automatiserede processer uden en betydelig manuel kvalitetssikring.

BDO har fundet 11 væsentlige fejltyper i kommunernes administration af 225-timersreglen og fremhæver på den baggrund 5 helt centrale risici for ikke-lovmedholdelig administration af reglen:

  • Kommunerne lever generelt ikke op til den særlige vejledningsforpligtelse, der ligger omkring varslingssituationen
  • Personer der nedsættes i hjælp får i for mange tilfælde nedsat hjælpen uden en afgørelse eller får afgørelsen for sent
  • Omfattede personer varsles ikke eller varsles for sent – og kommunerne skubber kun i sjældne tilfælde bortfaldsdatoen når det sker
  • Manglende registrering af undtagelser, og manglende stillingtagen til undtagelser, er hyppig årsag til fejl, der har ydelsesmæssige konsekvenser
  • Manglende registrering af forlængelsesgrunde

Vejledningsindsatsen omkring 225-timersreglen

I mange kommuner er der stor opmærksomhed på vejledning om 225-timersreglen ved indgang til ydelse – der er vejledt i 66% af sagerne.

I der efterfølgende kontaktforløb er der vejledt i 58% af sagerne.

Der er stor spredning i vejledningsniveauet i kommunerne, hvor der også er kommuner, der har et meget beskedent fokus på vejledning.

De fleste kommuner er udfordret i forhold til at sikre særligt fokus på vejledning efter varsling om nedsættelse – kun i knap 40% af sagerne, er der særligt fokus på råd og vejledning om småjob og støtte til jobsøgning.

Der peges på at der mangler mulighed for udveksling i fagsystemerne om personens status, ydelseshistorik, undtagelser og arbejdede timer. Det betyder at kommunerne selv skal opfinde nogle håndholdte processer for at sikre denne udveksling af oplysninger.

Da varsling er er en forudsætning for en afgørelse og da bortfaldsdatoen skal skubbes indtil det nødvendige varsel er givet, bør kommunerne have en skærpet opmærksomhed på vejledningspligten, og sikre at de har de rette procedurer for udveksling af oplysninger.

De løbende vurderinger af personernes muligheder for at varetage 225 timers ordinært arbejde inden for 12 måneder

Manglende stillingtagen til og registrering af undtagelser og forlængelsesgrunde, er kilde tl mange af de fejl, der har ydelsesmæssige konsekvenser.

Kommunerne har tilrettet deres praksis, således at undtagelser udløber efter 1 år, eller har en åben slutdato. Denne praksis bidrager til at mindske situationer hvor personer uretmæssigt partshøres og nedsættes i ydelse.

Denne nye praksis medfører dog risiko for, at undtagelserne bliver for lange.

BDO finder at der i mange sager er angivet meget overordnede og standardiserede begrundelser for undtagelsen, og i nogle sager, er der slet ikke angivet en begrundelse. Det betyder, at det bliver vanskeligt at gennemføre en målrettet opfølgning.

De hyppigste fejl er undtagelser der ikke bliver registreret eller udløber, uden at der tages stilling.

Der er også eksempler på sager, hvor der ikke angives årsagen til forlængelse af 12-månedersperioden.
Kun 7 ud af de 20 kommuner har arbejdsgange, der beskriver hvordan der skal arbejdes med forlængelsesgrunde.

Varsling, partshøring og afgørelser

Fokusrevisionen viser, at der sker mange fejl i processen op til afgørelse om nedsættelse af hjælpen som følge af 225-timersreglen.
De mest alvorlige fejl er manglende rettidighed i varsling af nedsættelse og nedsættelse uden der træffes en afgørelse.

BDO vurderer at en kvalitetssikring af oplysningerne i partshøringen hos både jobcenter og ydelsesmedarbejder, formentlig kan forebygge mange fejl.

5 hovedanbefalinger til kommunernes fremadrettede administration af området

  1. Skærpet fokus på vejledningspligten i forhold til personerne omfattet af 225-timersreglen
    Nøglen til en øget kvalitet i sagsbehandlingen vurderes at være jobcentrets viden om personens status, derfor anbefales det at
    • etablere procedurer for hvordan der kan udveksles oplysninger om varslede personer mellem ydelsesafdeling og jobcenter
    • lave arbejdsgange der sikrer tilsyn med vejledningspligten efter varsling
    • kommunerne benytter sig af tværgående vidensdeling, for at minimere ressourceforbruget til at udvikle arbejdsgange
    • genetablere en snitflade mellem KY og fagsystemet, der kan give sagsbehandler besked om personens status i forhold til 225-timersreglen
    • genetablere muligheden for at borger kan se egen status på Jobnet
  2. Styrke den ledelsesmæssige overvågning af brugen af undtagelser
    • foretage et løbende udvidet ledelsestilsyn med undtagelser, hvor der både ses på kvaliteten i begrundelserne og om der er sket korrekt registrering
    • løbende følge udviklingen i brug af undtagelser
  3. Styrke arbejdsgange og kvalitetssikring omkring brugen af forlængelser af 12-månedersperioden
    • der bør etableres detaljerede arbejdsgange for brugen af fritagelsesgrunde og hvordan forlængelse af 12-månedersperioden håndteres
    • der bør tilrettelægges fælles procedurer på tværs af jobcenter og ydelsesafdeling, der sikrer at der i forbindelse med partshøring sker en intern kvalitetssikring af afgørelsesgeundlaget
    • kommunerne benytter sig af tværgående vidensdeling, for at minimere ressourceforbruget til at udvikle arbejdsgange – Odense, Esbjerg og Næstved er nogle af de kommuner, der har udfoldet arbejdsgangene mest
  4. Styrke styringen af processer omkring partshøringer
    • tilrettelægge fælles procedurer på tværs af jobcenter og ydelsesafdeling, der sikrer at der i partshøringsprocessen, sker en intern kvalitetssikring af afgørelsesgrundlaget
  5. Styrke styringen af processer omkring afgørelsesbreve
    • etablering af arbejdsgange og procedurer, der sikrer at nedsættelse af en persons ydelse altid følges af et afgørelsesbrev, der sendes inden nedsættelsestidspunktet
    • særligt fokus på ledelsestilsyn med afgørelsesprocessen, således at der er en totalkontrol af processen i en periode
    • udvikling af KY´s funktionalitet, så der ikke kan ske nedsættelse uden en afgørelse

Du kan selv læse hele fokusrevisionen her: https://www.star.dk/media/22633/fokusrevision-om-225-timersreglen.pdf

Fokusrevision om implementering af forenklingsreformen, som trådte i kraft  d. 1. januar 2020

BAGGRUND: Et af målene med forenklingsreformen var at gøre lovgrundlaget for  beskæftigelsesindsatsen mere ensartet og homogent på tværs af lovens 13 målgrupper. Desuden var det hensigten, at indsatsen i højere grad skulle være tilpasset den enkelte persons behov i stedet for at være bestemt af ydelsesgrundlag eller visitation.

Baggrunden for revisionen er, at det blev aftalt under den politiske behandling, at reformens implementering skal evalueres. Denne fokusrevision er lavet specifikt med henblik på evaluering af implementering af reformen.

Fokusrevisionen viser, at:

  • Samtaleindsatsen er blevet mere intensiv og differentieret.
  • Tilbud gives i nogenlunde samme omfang som før og i høj grad med udgangspunkt i individuelle vurderinger af den lediges behov, hvilket flugter med intentionen bag forenklingen.
  • Virksomhedsplaceringer fylder mindre i indsatsen end før reformen, og vejledning og opkvalificering fylder mere.
  • Kommunerne styrer i høj grad indsatsen efter fokusmålene om samtaler og tilbud som led i skærpet tilsyn, som blev indført med forenklingen.
  • Forsikrede ledige: Mange ledige får ikke de fællessamtaler med jobcenter og a-kasse, de har krav på. Dette sker på trods af de initiativer i forenklingen, som skulle gøre det nemmere at afvikle fællessamtalerne. Et eksempel på et af initiativerne er, at a-kassen har fået mulighed for  at deltage digitalt.

Læs hele rapporten her: https://www.star.dk/media/22588/fokusrevision-om-implementering-af-forenklingsreformen.pdf

Fokusrevision på Fleksjob og Ledighedsydelse, november 2021

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har fået gennemført en fokusrevision af kommunernes forvaltning af fleksjob og ledighedsydelse. 

Fokusrevisionen har til formål at efterprøve, om kommunernes forvaltning af fleksjobordningen stemmer overens med loven og intentionerne bag ordningen. Hertil kommer et særskilt fokus på, om der med ordningen er tale om en jobrettet indsats med fokus på progression. 

Fokusrevisionen baseres på en gennemgang af 300 sager fra i alt 20 kommuner. Her gengives delkonklusionerne. 

TEMA – Hvordan forberedes borgerens sag til rehabiliteringsteamet? 

Delkonklusion 1.  

Der indhentes i stort omfang andre helbredsmæssige oplysninger efter påbegyndelse af den forberedende del. Forud for mødet i rehabiliteringsteamet indhentes der i stort set alle sager de lovpligtige sundhedsfaglige oplysninger fra borgerens praktiserende læge via LÆ 265, mens der i få af sagerne benyttes rådgivning fra Klinisk Funktion. Derudover indhentes i næsten hver femte sag yderligere helbredsmæssige oplysninger overvejende fra den praktiserende læge efter påbegyndelse af den forberedende deI. I 1 procent af sagerne indhentes speciallægeerklæringer uden om Klinisk Funktion, hvilket er i strid med reglerne.  

Delkonklusion 2.  

Der udarbejdes sjældent et cv med fokus på kompetencer i forbindelse med den forberedende del. Langt de fleste sager indeholder et cv med en mere generel levnedsbeskrivelse for borgeren med uddannelse, tidligere beskæftigelse mv. Kun i 14 procent af tilfældene har cv’erne dog fokus på de kompetencer, borgeren har fået fra tidligere uddannelse, beskæftigelse mv. Dette fokus er ikke et lovkrav, men vil ofte kunne styrke muligheden for at finde det rigtige jobmatch til borgeren og grundlaget for at tilrettelægge en effektiv indsats målrettet at få borgeren i et fleksjob.  

Delkonklusion 3.  

Kommunerne arbejder i nogle tilfælde med fleksjobformidlingen inden mødet i rehabiliteringsteamet og afventer behandling i teamet, til der er fundet et fleksjob I nogle tilfælde søger kommunerne at tilrettelægge behandlingen i rehabiliteringsteamet, så borgeren har et konkret fleksjob allerede ved visitationen. Det kan have den betydning, at nogle borgere med et fleksjob behandles hurtigere, mens andre borgere, hvor kommunen forventer relativt hurtigt at kunne finde et fleksjob, afventer, at fleksjob er fundet, inden sagen behandles på mødet i rehabiliteringsteamet. Det kan være uhensigtsmæssigt at lade borgere afvente behandling, hvis sagen i øvrigt er forberedt, og der er plads på mødet i rehabiliteringsteamet.  

TEMA – Hvordan ser rehabiliteringsteamets indstilling ud? 

Delkonklusion 4.  

Handicapkompenserende ordninger og stillingtagen til, om borgeren selv kan finde fleksjob eller har behov for hjælp, anvendes i begrænset omfang. Kommunerne vurderer i næsten alle sager de nødvendige skånehensyn, men der bliver stort set aldrig taget stilling til, om de handicapkompenserende ordninger kunne være en del af løsningen sammen med de identificerede skånehensyn. Endvidere er det kun i 6 procent af alle sager, at der er taget eksplicit stilling til, hvorvidt borgeren selv forventer at kunne finde et fleksjob eller skal have hjælp til dette. Samtidig peges der kun i begrænset omfang i indstillingerne på specifikke indsatser som en del af vejen til fleksjobbet. Når det hverken fremgår, om der er behov for hjælp til at finde fleksjob, er identificeret konkrete indsatser eller peget på brug af handicapkompenserende ordninger, er der ofte ikke meget at støtte sig til i indstillingen i forhold til at lægge en plan for, hvordan borgeren kommer i fleksjob. 

Delkonklusion 5.  

Brugen af § 116, stk. 2, om visitation af borgere, der aktuelt har en meget begrænset arbejdsevne, men hvis arbejdsevne kan udvikles indenfor en rimelig periode, anvendes ikke eller dokumenteres ikke i sagen. Langt de fleste indstillinger indeholder et estimat for borgerens arbejdsevne, men næsten ingen indeholder et estimat for udviklingen af arbejdsevnen. I den forbindelse kan det også konstateres, at § 116, stk. 2, om visitation af borgere med aktuelt meget begrænset arbejdsevne, men hvis arbejdsevne kan udvikles indenfor en rimelig periode, stort set ikke anvendes eller dokumenteres i sagen i forbindelse med visitationen. Når der samtidig ikke indgår estimater for udviklingen af arbejdsevnen, kan dette blive problematisk, særligt for borgere med en meget begrænset arbejdsevne. 

TEMA – Hvilken indsats og hvilke samtaler får borgere på ledighedsydelse? 

Delkonklusion 6.  

Cv uploades rettidigt på Jobnet i kun halvdelen af sagerne. Et cv på Jobnet er vigtigt for, at borgeren kan udsøges og matches med ledige fleksjobs og dermed stå til rådighed. Det er derfor også lovpligtigt, at cv’et er gjort tilgængeligt indenfor tre uger fra påbegyndelse på ledighedsydelse. Dette sker i kun halvdelen af sagerne, hvilket er i strid med de gældende regler. Fokusrevisionen viser dog også, at der i stort alle sager er et cv på Jobnet, og i de fleste af de sager, hvor det ikke er uploadet rettidigt indenfor tre uger er det typisk sket indenfor fire til fem uger fra overgangen til ledighedsydelse. 

Delkonklusion 7.  

Der fremgår indsatser i halvdelen af sagerne i Min Plan. Det er overvejende virksomhedspraktik og øvrige beskæftigelsesrettede indsatser, der er aftalt. I vidt omfang gennemføres de indsatser, der fremgår af indstillingen, og der gennemføres også flere indsatser, end der fremgår af indstillingerne. Dog er brugen af mentor betydelig mindre, end det fremgår af indstillingerne fra rehabiliteringsteamet. Samlet set fremgår der indsatser af Min Plan i halvdelen af ledighedsydelsessagerne. Der er ikke lovkrav om indsatser og flere kommuner peger på, at niveauet for omfanget af indsatser blandt andet er udtryk for, at kommunerne i højere grad har fokus på den rene formidlingsopgave. 

Delkonklusion 8.  

Reglerne om rettidighed for revurderingerne af ledighedsydelse overholdes ikke i hver tredje Ledighedsydelsessag. I kun 65 procent af ledighedsydelsessagerne af den relevante varighed afsluttes revurderingen rettidigt i henhold til lovgivningen. Således overholder kommunerne i hver tredje sag ikke bestemmelsen om en rettidig revurdering, der skal sikre, at kommunen foretager en løbende vurdering af, om de borgere, der modtager ledighedsydelse, fortsat opfylder betingelserne for at være i fleksjobordningen. 

TEMA – I hvilket omfang har kommunerne fokus på progression gennem alle faser før og under borgerens forløb i fleksjob? 

Delkonklusion 9.  

Fokus på progression i fleksjobbet er stort set fraværende i forbindelse med behandlingen i rehabiliteringsteamet og begrænset til stede senere i fleksjobforløbet. Det er intentionen, at der gennem forløbet skal være fokus på, at der kan ske en progression i borgerens antal arbejdstimer per uge, hvis det er muligt. Dette fokus kan konstateres ikke at være til stede i de gennemgåede sager i forbindelse med behandlingen i rehabiliteringsteamet. Der er et lidt skarpere fokus på progression i forbindelse med opfølgninger, når borgeren er i det konkrete fleksjob, men fortsat kun i cirka hvert tredje fleksjob. 

TEMA – Inddrages borgeren med egne perspektiver og jobmål gennem hele forløbet? 

Delkonklusion 10.  

Borgerens perspektiv fremgår især tydeligt i den forberedende del. Borgerens perspektiv er i den forberedende del tydeligt beskrevet i næsten alle sager, hvor både borgerens styrker og barrierer er relativt velbeskrevne. Dette er i lavere grad tilfældet i indstillingerne, men holder niveauet, som stiger lidt i de løbende jobsamtaler. Der er dog fortsat et stort antal sager, hvor borgerens meninger om og erfaringer med indsatserne ikke er dokumenteret. Borgerens motivation udfordres, hvis der i forløbet ikke aktivt tages højde for vedkommendes ønsker til indsatsen og behov for støtte. 

TEMA – Har kommunen ledelsesinformation og ledelsestilsyn, der understøtter relevant fokus og fremdrift? 

Delkonklusion 11.  

Kontering af sager på fleksjobordningen er et opmærksomhedspunkt i forbindelse med overgangen til den nye fleksjobordning, da sager skal konteres forskelligt alt efter, hvorvidt de hører til den nye eller gamle ordning. Fokusrevisionen viser, at udgifterne konteres korrekt i stort set alle sager, nemlig i 98 procent af fleksjobsagerne og i 99 procent af ledighedsydelsessagerne. 

Delkonklusion 12.  

Den gennemførte undersøgelse viser, at der er store forskelle i ledelsestilsyn og ledelsesinformation i kommunerne. Næsten alle kommunerne har ledelsesinformation på de lovpligtige revurderinger, og de fleste har endvidere ledelsesinformation på omfanget af indsatsen for ledighedsydelsesmodtagere. I ledelsestilsynet har de fleste kommuner fokus på de lovpligtige revurderinger samt refusionshjemtagelsen. Cirka halvdelen af kommunerne kigger også på ventetider til rehabiliteringsteamet, det kompetencefokuserede cv og progression i timetallet. 

LÆS HELE UNDERSØGELSEN HER: https://star.dk/media/19072/fokusrevision-af-fleksjob-og-ledighedsydelse.pdf